Nach § 5 Abs. 1 in Verbindung mit § 7 Abs. 1 der Energiesteuer- und Stromsteuer-Transparenzverordnung (EnSTransV) ist bei Auszahlung einer Steuerentlastung für jeden Entlastungstatbestand des Energie- oder Stromsteuergesetzes einmal jährlich für das maßgebliche Kalenderjahr bis spätestens zum 30. Juni des Folgejahres eine Erklärung nach amtlich vorgeschriebenen Datensatz durch Datenfernübertragung elektronisch (unter Dienstleistung "Erfassung von Steuerbegünstigungen gemäß EnSTransV" im Zoll-Portal) an die zuständigen Behörden der Zollverwaltung zu übermitteln, sofern die Höhe der einzelnen Steuerentlastung jeweils ein Aufkommen von 100.000 Euro oder mehr je Kalenderjahr erreicht.
Bei in der Fischerei und Aquakultur tätigen Begünstigten nach § 2 Abs. 6 EnSTransV und bei in der Primärerzeugung landwirtschaftlicher Erzeugnisse tätigen Begünstigten nach § 2 Abs. 7 EnSTransV ist eine Erklärung abzugeben, wenn die Höhe der Steuerbegünstigung im Kalenderjahr ein Aufkommen von mehr als 10.000 Euro beträgt.
Begünstigte, deren Entlastungsvolumen weniger als 100.000 Euro (im Kalenderjahr beziehungsweise für in der Fischerei und Aquakultur tätigen Begünstigten oder für in der Primärerzeugung landwirtschaftlicher Erzeugnisse tätigen Begünstigten weniger als 10.000 Euro bezogen auf die jeweilige Steuerentlastung beträgt, sind nicht zur Abgabe einer Erklärung verpflichtet.
Seit dem 12. Januar 2019 ist eine Befreiung von der Nutzung der elektronischen Datenübermittlung nur in besonders begründeten Fällen auf Antrag, welcher beim zuständigen Hauptzollamt zu stellen ist.
Die Pflicht zur Abgabe gilt nur bei Inanspruchnahme der folgenden Steuerentlastungen:
- § 47a des Energiesteuergesetzes (Steuerentlastung für den Eigenverbrauch),
- § 53a Abs. 1 und 4 des Energiesteuergesetzes (teilweise Steuerentlastung für die gekoppelte Erzeugung von Kraft und Wärme,
- § 53a Abs. 6 des Energiesteuergesetzes (vollständige Steuerentlastung für die gekoppelte Erzeugung von Kraft und Wärme,
- § 54 des Energiesteuergesetzes (Steuerentlastung für Unternehmen),
- § 55 des Energiesteuergesetzes (Steuerentlastung für Unternehmen in Sonderfällen),
- § 56 des Energiesteuergesetzes (Steuerentlastung für den Öffentlichen Personennahverkehr),
- § 57 Abs. 5 Nr. 1 des Energiesteuergesetzes (Steuerentlastung für Betriebe der Land- und Forstwirtschaft - Gasöl),
- § 9b des Stromsteuergesetzes (Steuerentlastung für Unternehmen),
- § 9c des Stromsteuergesetzes (Steuerentlastung für den Öffentlichen Personennahverkehr)
- § 10 des Stromsteuergesetzes (Erlass, Erstattung oder Vergütung in Sonderfällen),
- § 12c der Stromsteuer-Durchführungsverordnung (Steuerentlastung für Strom aus erneuerbaren Energieträgern),
- § 12d der Stromsteuer-Durchführungsverordnung (Steuerentlastung für Strom aus hocheffizienten KWK-Anlagen) und
- § 14a der Stromsteuer-Durchführungsverordnung (Steuerentlastung für die Landstromversorgung).
Die Entlastungshöhe entspricht der Summe aller erhaltenen Auszahlungen für die jeweilige Steuerentlastung in einem Kalenderjahr abzüglich zurückgezahlter Steuerentlastungen.