Nach § 16 Mindestlohngesetz (MiLoG) sind Arbeitgeber mit Sitz im Ausland und Verleiher mit Sitz im Ausland, die eine Leiharbeitnehmerin oder einen Leiharbeitnehmer zur Beschäftigung in Deutschland verleihen, in bestimmten Branchen verpflichtet, vor Beginn jeder Werk- oder Dienstleistung eine schriftliche Meldung an die Zollverwaltung zu richten. Dabei sind alle in Deutschland eingesetzten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer und der jeweilige Beginn und die voraussichtliche Dauer der Beschäftigung zu melden sowie weitere Angaben zu machen.

Abweichend hiervon hat das Bundesministerium der Finanzen in seiner Mindestlohnmeldeverordnung (MiLoMeldV) die Meldepflicht unter anderem bei ausschließlich mobilen Tätigkeiten erheblich erleichtert und praxisnäher ausgestaltet.

a) Einsatzplanung
So muss bei ausschließlich mobilen Tätigkeiten nur eine Einsatzplanung bei der Zollverwaltung vorgelegt werden. In der Einsatzplanung haben Arbeitgeber sowie Verleiher mit Sitz im Ausland ihre bereits bekannten Aufträge für einen Zeitraum von bis zu sechs Monaten anzugeben. Kann er einen derart langen Zeitraum nicht planen, sind auch für kürzere Zeiträume Einsatzplanungen möglich.

Der Inhalt der Einsatzplanung beschränkt sich auf

• die Angabe von Beginn und voraussichtlichem Ende der Einsatzplanung (Zeitraum),
• Familiennamen, Vornamen und Geburtsdaten der von dem Arbeitgeber in Deutschland voraussichtlich in dem Meldezeitraum beschäftigten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer,
• geplanter Einsatzzeitraum der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland sowie die Anzahl der einzelnen Einsätze der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in dem Einsatzzeitraum (als Anlage zur Anmeldung),
• die Anschrift, an der die nach § 17 MiLoG oder § 19 Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) erforderlichen Unterlagen (insbesondere Arbeitsverträge, Arbeitszeitaufzeichnungen, Lohnabrechnungen, Nachweise über erfolgte Lohnzahlungen) bereitgehalten werden.

b) Änderungsmeldungen gegenüber der abgegebenen Einsatzplanung sind bei ordnungsgemäßer Einsatzplanung nicht erforderlich.

c) Möglichkeit, die Unterlagen im Heimatland bereitzuhalten, nicht in Deutschland
Arbeitgebern mit Sitz im Ausland wird zudem die Möglichkeit eingeräumt, die Unterlagen im Ausland bereitzuhalten und nicht - wie es das MiLoG vorsieht - während der Dauer der Arbeitsleistung in Deutschland in deutscher Sprache.

Damit verbunden ist die weitere Erleichterung, dass eine Übersetzung der Unterlagen erst dann erforderlich wird, wenn die Behörden der Zollverwaltung die Unterlagen anfordern.

Voraussetzung: Um diese Erleichterung nutzen zu können, muss der Arbeitgeber mit der Einsatzplanung versichern, dass er auf Anforderung der Zollverwaltung die im Ausland (also zum Beispiel an seinem Unternehmenssitz) bereitgehaltenen Unterlagen in Deutschland in deutscher Sprache bereitstellen wird.

Weitere Informationen zur Einsatzplanung und entsprechende Meldeformulare

Sofern eine ordnungsgemäße Einsatzplanung abgegeben wurde, müssen Abweichungen von den in der Meldung gemachten Angaben nicht mitgeteilt werden. Eine ordnungsgemäße Einsatzplanung setzt auch voraus, dass nur für den Zeitraum gemeldet wurde, für den eine gewisse gesicherte Auftragslage besteht. Eine pauschale Angabe eines Aufenthaltszeitraums von einem halben Jahr für mehrere Fahrten ist somit nicht ordnungsgemäß.

Beispiel für eine ordnungsgemäße Meldung:
Ein Arbeitgeber meldet einen Einsatzzeitraum von Januar - März, weil bis dahin eine sichere Auftragslage besteht. Er gibt an, dass in diesem Zeitraum fünf Arbeitnehmer für ihn Arbeitsleistungen in Deutschland erbringen. Innerhalb dieses Zeitraums erhält der Arbeitgeber einen weiteren Auftrag, für den er einen noch nicht gemeldeten Arbeitnehmer einsetzt. In diesem Fall ist keine Änderungsmeldung erforderlich.

Für ausschließlich mobile Tätigkeiten sind die im Meldeportal-Mindestlohn (www.meldeportal-mindestlohn.de) hinterlegten "Einsatzplanungen für Arbeitgeber (mobil)" bzw. "Einsatzplanung für Verleiher (mobil)" zu verwenden. Innerhalb dieser Einsatzplanung ist für jede einzelne Arbeitnehmerin und jeden einzelnen Arbeitnehmer der jeweilige Beginn, das voraussichtliche Ende der jeweiligen Einsatzdauer sowie die geplante Anzahl der Einsätze (auf Grundlage einer gesicherten Auftragslage) einzutragen.

Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen sich nicht über den gesamten Zeitraum in Deutschland aufhalten.

Die Benennung eines Bevollmächtigten, der sich in Deutschland befindet, ist grundsätzlich nicht vorgeschrieben.

Die Meldung erfordert lediglich die Angabe eines Ortes (Name, Firma, Adresse), an dem die für die Prüfung erforderlichen Unterlagen bereitgehalten werden. Das kann ein Ort im Inland, aber auch im Ausland sein.

Allerdings gilt für die Fälle, bei denen die Unterlagen im Ausland bereitgehalten werden, dass der Arbeitgeber bei Abgabe der Einsatzplanung versichern muss, dass er die Unterlagen auf Anforderung des Zolls bereitstellen wird.

Wenn das Meldeportal-Mindestlohn aufgrund eines Ausfalls, der durch die Zollverwaltung zu verantworten ist, nicht genutzt werden kann, können Sie Ihre Meldungen nachholen, sobald die Anwendung wieder zur Verfügung steht. Soweit eine rechtzeitige Meldung aufgrund des Ausfalls nicht möglich ist, wird Ihnen dies nicht angelastet.

Das Meldeverfahren ist als reines Anzeigeverfahren ausgestaltet. Eine Genehmigung der Tätigkeit ist damit nicht verbunden und muss daher auch nicht abgewartet werden. Sofern eine Meldung über das Meldeportal-Mindestlohn abgegeben wurde, wird im letzten Schritt eine Empfangsbestätigung erstellt, welche eine Meldungs-ID aufweist. Wenn Ihnen solch eine Meldungs-ID angezeigt wird, ist die Meldung bei der Generalzolldirektion angekommen. Die Empfangsbestätigung kann gespeichert und ausgedruckt werden. Sofern eine Meldung per Post an die Generalzolldirektion geschickt wird, wird keine Empfangsbestätigung ausgestellt.

1. Hier ist zu unterscheiden, ob für den Zeitraum, in dem die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer in Deutschland angetroffen wurde, eine zeitlich ordnungsgemäße Einsatzplanung ("ausreichende Auftragssicherheit", um für den entsprechenden Zeitraum melden zu können) des Arbeitgebers vorliegt. Wenn ja, war keine Änderungsmeldung erforderlich (kein Meldeverstoß).

   Im Rahmen einer Prüfung überprüfen die Kontrollbehörden, ob eine Meldung mit den erforderlichen Angaben abgegeben wurde.

2. Liegt für den Zeitraum keine Meldung vor, so liegt dem Grunde nach ein Meldeverstoß vor. Inwieweit hier eine Ahndung erfolgt, obliegt dem Ermessen der zuständigen Behörde der Zollverwaltung.

Sofern die Arbeitszeit der Arbeitnehmer bereits aufgrund anderweitiger Aufzeichnungspflichten erfasst wird, erfüllen auch diese Aufzeichnungen die Anforderungen des § 17 Absatz 1 MiLoG, wenn und soweit aus ihnen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit im Anwendungsbereich des MiLoG hervorgeht. So können z.B. auch Arbeitszeitaufzeichnungen, die sich aus dem Fahrtenschreiber in Verbindung mit der Fahrtenschreiberkarte nach der Verordnung (EU) 165/2014 ergeben, herangezogen werden.

Sofern der Arbeitgeber bei Abgabe der Einsatzplanung die Option wählt, die Unterlagen im Ausland aufzubewahren und versichert, diese auf Anforderung bereitzustellen, besteht keine Pflicht, die Unterlagen im Inland für die Dauer der Fahrten in Deutschland aufzubewahren und bereitzustellen.

In den anderen Fällen, in denen der Arbeitgeber die Unterlagen im Inland aufbewahrt, kann er den Ort, an dem die Unterlagen in Deutschland aufzubewahren sind, selbst wählen. Der Fahrer bzw. das Fahrzeug kommt hierbei nicht in Betracht, da eine Anschrift anzugeben ist. In Betracht kommt zum Beispiel ein Korrespondenzspediteur oder eine bestehende ständige Vertretung des Betriebes im Inland.

Die Pflicht zur Meldung und Bereitstellung von Unterlagen ist eine Arbeitgeberpflicht. Die mobile Arbeitnehmerin oder der mobile Arbeitnehmer hat demzufolge keine eigene Pflicht, Unterlagen mitzuführen. Ausnahme: Es besteht die Pflicht zur Mitführung eines Ausweisdokuments.

Mit der Möglichkeit, die Unterlagen erst auf Anforderung in deutscher Sprache bereitzustellen (siehe Frage "Was ist unter Einsatzplanung zu verstehen?", Buchstabe c), wurde weiterer bürokratischer Aufwand für die Unternehmen vermieden. Im Ergebnis muss daher eine Übersetzung nur in den Fällen erfolgen, in denen die Vorlage der Unterlagen angefordert wird. Mit dieser Option, die den Arbeitgebern mit Sitz im Ausland eingeräumt wird, wird vermieden, dass die o.g. Unterlagen in jedem Fall in deutscher Sprache vorgehalten werden. Eine Beglaubigung übersetzter Unterlagen ist nicht erforderlich.

Die Umrechnung der in ausländischer Währung gezahlten Löhne erfolgt im Sinne des Artikel 90 der Verordnung (EG) 987/2009. Maßgeblich ist danach der von der Europäischen Zentralbank veröffentlichte Referenzwechselkurs.

Datenbank Wechselkurse