Die im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhobenen Angaben und eingeholten Informationen, zum Beispiel zum Vertragspartner, aber auch über Geschäftsbeziehungen und Transaktionen - insbesondere Transaktionsbelege - sind in geeigneter Weise aufzuzeichnen und aufzubewahren.

Dies gilt auch für Informationen über die Durchführung und Ergebnisse von Risikobewertungen und über die Angemessenheit der daraufhin ergriffenen Maßnahmen. Auch Untersuchungsergebnisse über außergewöhnliche Transaktionen und Erwägungs- und Entscheidungsgründe im Hinblick auf Sachverhalte, die eine Verdachtsmeldepflicht auslösen könnten, sind zu dokumentieren. Bei juristischen Personen müssen außerdem die getroffenen Maßnahmen zur Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten aufgezeichnet werden.

Die Aufbewahrungsfrist für diese Unterlagen beträgt fünf Jahre, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die pflichtauslösende Geschäftsbeziehung endet. In den übrigen Fällen beginnt sie mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Angabe festgestellt worden ist.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen unverzüglich zu vernichten.