Risikomanagement
Nicht alle Unternehmen brauchen die gleiche Risikovorsorge, um sich vor Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu schützen. Darum richten sich die gesetzlichen Anforderungen an den jeweiligen Gefahren aus.
Bei einem höheren Geldwäscherisiko sind die Anforderungen an das Risikomanagement höher, bei niedrigerem Risiko geringer.
Der Gesetzgeber verlangt von den nach dem Geldwäschegesetz (GwG) verpflichteten Personen und Unternehmen ein Risikomanagement, das aus zwei Teilen besteht: Einer von Ihnen vorzunehmenden Risikoanalyse und hierauf aufbauend den individuellen, unternehmens- oder betriebsinternen Sicherungsmaßnahmen gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.
Grundsätzlich gilt: Nur wenn Sie die Ihnen drohenden Risiken kennen, können Sie Ihr Unternehmen wirksam dagegen schützen.
Die Verantwortung für das Risikomanagement trägt ein Mitglied der Leitungsebene Ihres Unternehmens, das ausdrücklich zu benennen ist. Diese Person muss sowohl die Risikoanalyse als auch Ihre internen Sicherungsmaßnahmen genehmigen.
Risikomanagement = Risikoanalyse + Interne Sicherungsmaßnahmen
Leitungsaufgabe!
Für Unternehmensgruppen gelten besondere Vorschriften, unter anderem muss das Mutterunternehmen die Risikoanalyse für die gesamte Gruppe, das heißt für alle gruppenangehörigen Unternehmen, Zweigstellen und -niederlassungen durchführen. Interne Sicherungsmaßnahmen müssen gruppenweit einheitlich sein, der Geldwäschebeauftragte muss eine gruppenweite Strategie zur Verhinderung von Geldwäsche erstellen und es muss der Informationsaustausch innerhalb der Gruppe sichergestellt sein.
Güterhändler sind nur dann verpflichtet, ein Risikomanagement einzurichten, wenn sie Barzahlungen von mindestens 10.000 Euro tätigen oder entgegennehmen.
In Fällen mit einem erhöhten Risiko werden die Sorgfaltspflichten (unabhängig von Schwellenwert und Zahlungsart ausgelöst. Daneben ist die Pflicht zur Abgabe einer Verdachtsmeldung zu beachten.
Sorgfaltspflichten in Bezug auf Kunden
Verdachtsfälle und Meldepflichten
Um eine Verletzung der eigenen Aufsichtspflicht im Unternehmen (§ 130 Ordnungswidrigkeitengesetz) zu vermeiden, müssen Sie Ihre Mitarbeiter über die Pflichten unterrichten und deren Einhaltung sicherstellen.
Risikoanalyse (§ 5 GwG)
Grundvoraussetzung für eine angemessene Prävention ist, dass sich das Unternehmen zunächst über sein individuelles Risiko Klarheit verschafft, indem es eine sorgfältige, vollständige und zweckmäßige Risikoanalyse erstellt, dokumentiert, regelmäßig prüft und aktualisiert.
Dabei sind insbesondere folgende Risikofaktoren zu berücksichtigen:
Kunden-, Produkt-, Dienstleistungs-, Transaktions-, Vertriebskanalrisiken
geografische Risiken = Risikofaktoren!
In Anlage 1 des GwG nennt der Gesetzgeber dazu Anzeichen und Faktoren für ein potenziell geringeres Risiko, in Anlage 2 für ein potenziell höheres Risiko. Die dort genannten Anzeichen müssen Sie bei Ihrer Risikoanalyse und bei den konkreten Sorgfaltspflichten beachten. Darüber hinaus wird eine nationale Risikoanalyse weitere Fallkonstellationen enthalten, die Ihnen helfen, Ihr Risiko vor Geschäftsabschlüssen und Transaktionen besser einzuschätzen.
Sorgfaltspflichten in Bezug auf Kunden
Die Aufsichtsbehörde kann jederzeit von Ihnen verlangen, die Risikoanalyse vorzulegen. Unter engen Voraussetzungen können Sie bei der Aufsichtsbehörde den Antrag stellen, von der Pflicht befreit zu werden, die Risikoanalyse zu dokumentieren.
Interne Sicherungsmaßnahmen (§§ 6 und 7 GwG)
Ziel = Erkannte Risiken steuern und minimieren!
Abgeleitet aus Ihrer Risikoanalyse müssen Sie - bezogen auf Ihr Geschäft und auf Ihre Kunden - organisatorische Maßnahmen schaffen, um angemessen auf die festgestellten Gefahren reagieren zu können. Die Maßnahmen müssen der jeweiligen Risikosituation entsprechen und diese hinreichend abdecken.
Interne Grundsätze, Verfahren und Kontrollen
Legen sie genau fest, wer in Ihrem Unternehmen wann und wie die Vorgaben des Geldwäschegesetzes zu erfüllen hat. Geben Sie konkrete Handlungsanweisungen!
Erstellen Sie ein "Geldwäschehandbuch". Legen Sie darin fest, wer in welchen Fällen die Identifizierungs- und Aufzeichnungspflichten wie zu erfüllen hat und wie mit außergewöhnlichen bzw. verdächtigen Sachverhalten und der Meldepflicht im Verdachtsfall umzugehen ist. Regeln Sie auch, wer die Einhaltung der Vorgaben in welchen Abständen kontrolliert und die Kontrolle dokumentiert. Dies kann Sie vor dem Vorwurf des Organisationsverschuldens schützen!
Geldwäschebeauftragter und Stellvertreter
Hinsichtlich der Bestellung eines Geldwäschebeauftragten gilt es zu unterscheiden:
- Die nach dem GwG verpflichteten Finanzunternehmen haben eine dafür qualifizierte zuverlässige Person als Geldwäschebeauftragten auf Führungsebene und einen Stellvertreter zu bestellen und der Aufsichtsbehörde vorab anzuzeigen.
- Für alle übrigen Verpflichteten, die unter die Aufsicht der Länder fallen, kann die Aufsichtsbehörde die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten anordnen, wenn sie es für risikoangemessen hält. Für Güterhändler, die im Bereich hochwertiger Güter tätig sind, sieht das GwG vor, dass die Pflicht zur Bestellung eines Geldwäschebeauftragten in der Regel behördlich angeordnet (Allgemeinverfügung) werden soll.
Unterrichtung der Mitarbeiter
Alle Personen, die mit geldwäscherelevanten Geschäftsvorfällen in Kontakt kommen können, müssen neben den Pflichten des Geldwäschegesetzes und sonstigen Vorschriften (unter anderem Datenschutzbestimmungen, siehe § 6 Absatz 2 Nr. 6 GwG) auch die gängigen Typologien und Methoden der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung kennen und über Änderungen laufend informiert werden.
Dokumentieren Sie, wen Sie wann, wie und mit welchen Inhalten unterrichtet haben.
Zuverlässigkeitsüberprüfung der Mitarbeiter
Mitarbeiter, die mit geldwäscherelevanten Sachverhalten befasst sind, müssen Sie in geeigneter Weise auf ihre Zuverlässigkeit überprüfen. Hält sich Ihr Personal an das Geldwäschegesetz und Ihre internen Vorschriften? Werden Verdachtsfälle gemeldet? Beteiligt sich Ihr Personal an zweifelhaften Geschäften? Überprüfen Sie dies insbesondere durch Personalkontroll- oder Beurteilungssysteme.
Auslagerung interner Sicherungsmaßnahmen ("Outsourcing")
Unter bestimmten, in § 6 Absatz 7 GwG genannten Voraussetzungen ist eine vertragliche Auslagerung auf einen Dritten (Dienstleister) möglich. Der Dritte ist mit Sorgfalt auszuwählen. Die Auslagerung müssen Sie Ihrer Aufsichtsbehörde vorab anzeigen. Die Verantwortung für die Sicherungsmaßnahmen und deren Durchführung bleibt stets bei Ihnen als Verpflichtete.
Die Aufsichtsbehörde kann Anordnungen treffen, damit Sie die für Ihr Unternehmen erforderlichen internen Sicherungsmaßnahmen schaffen!
