Sorgfaltspflichten in Bezug auf Kunden

• Identifizierung § 10 Absatz 1 Nr. 1 GwG
  • Wer ist zu identifizieren? (§ 11 Absatz 1 GwG)
  • Wann ist zu identifizieren? (§ 11 Absätze 1 und 2, § 10 Absätze 3 und 6 GwG)
  • Wie ist zu identifizieren? (§ 11 Absatz 4 und § 8 Absatz 2 GwG)
• Wirtschaftlich Berechtigter (§ 3 und § 11 Absatz 5 GwG)
• Politisch exponierte Personen ("PEP")
• Vereinfachte Sorgfaltspflichten (§ 14 GwG)
• Verstärkte Sorgfaltspflichten (§ 15 GwG)

Es ist die zentrale Verpflichtung nach dem Geldwäschegesetz (GwG), dass Sie wissen, mit wem Sie Geschäfte machen. Hierfür müssen Sie Ihren Kunden nicht nur identifizieren, sondern auch prüfen, ob die von ihm gemachten Angaben stimmen. Die von Ihnen einzuholenden Unterlagen müssen aufgezeichnet und aufbewahrt werden.

Im folgenden Abschnitt geht es daher im Wesentlichen um folgende Sorgfaltspflichten:

1. die Identifizierung des Vertragspartners und der ggf. auftretenden Person,
2. die Prüfung, ob die für den Vertragspartner auftretende Person hierzu berechtigt ist,
3. die Ermittlung und Identifizierung (§ 11 Abs. 5 GwG) des wirtschaftlich Berechtigten,
4. die Feststellung, ob es sich bei dem Vertragspartner oder dem wirtschaftlich Berechtigten um eine politisch exponierte Person handelt und
5. die kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung.

Der konkrete Umfang dieser Kundensorgfaltspflichten muss dem jeweiligen Geldwäscherisiko in Bezug auf den Vertragspartner, die Geschäftsbeziehung oder die Transaktion entsprechen. Dies kann von der Aufsichtsbehörde geprüft werden.

Sind Sie nicht in der Lage, die Sorgfaltspflichten 1. bis 5. zu erfüllen, dürfen Sie die Geschäftsbeziehung nicht begründen oder fortsetzen bzw. die Transaktion nicht durchführen und bestehende Geschäftsbeziehungen müssen dann beendet werden. Ein Verstoß hiergegen kann mit einer Geldbuße geahndet werden.

Identifizierung § 10 Absatz 1 Nr. 1 GwG

Wer ist zu identifizieren? (§ 11 Absatz 1 GwG)

Als Verpflichteter haben Sie bei allen neuen Kunden den Vertragspartner, gegebenenfalls für diesen auftretende Personen (zum Beispiel ein Bote) und wirtschaftlich Berechtigte (siehe unten Abschnitt II.) zu identifizieren. Bei bereits bestehenden Geschäftsbeziehungen beziehungsweise Stammkunden müssen Sie risikoorientiert, insbesondere wenn sich maßgebliche Umstände beim Kunden ändern, die Angaben prüfen und gegebenenfalls eine Neuidentifizierung vornehmen.

Wann ist zu identifizieren? (§ 11 Absätze 1 und 2, § 10 Absätze 3 und 6 GwG)

Die Identifizierung muss vor Begründung der Geschäftsbeziehung beziehungsweise vor Durchführung der Transaktion erfolgen, das heißt beispielsweise vor Abschluss des Kauf- oder Versicherungsvertrages oder wenn Tatsachen vorliegen, die darauf hindeuten, dass es sich bei den Vermögenswerten, die im Zusammenhang mit der Transaktion oder Geschäftsbeziehung stehen, um den Gegenstand von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung handelt.

Für Güterhändler und Immobilienmakler gibt es besondere Regelungen:

• Güterhändler müssen ihre Kunden nur dann identifizieren, wenn sie Barzahlungen über mindestens 10.000 Euro tätigen oder entgegennehmen oder wenn die oben genannten Tatsachen vorliegen. Dies gilt auch, wenn kleinere, in Zusammenhang stehende Beträge zusammen diesen Wert erreichen.
• Immobilienmakler müssen Käufer und Verkäufer der Immobilie identifizieren, sobald der Vertragspartner des Maklervertrages ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Immobilienkaufvertrages äußert und die Kaufvertragsparteien hinreichend bestimmt sind. Das ist bspw. der Fall, wenn eine Reservierungsvereinbarung getroffen, ein Vorvertrag abgeschlossen oder eine Reservierungsgebühr an den Makler entrichtet worden ist.

Wie ist zu identifizieren? (§ 11 Absatz 4 und § 8 Absatz 2 GwG)

Je nachdem, ob Ihr Vertragspartner eine natürliche oder juristische Person/Personengesellschaft ist, müssen Sie unterschiedlich vorgehen:

Achten Sie darauf, dass Ihnen vorgelegte Dokumente tatsächlich der zu identifizierenden Person zuzuordnen sind; bei natürlichen Personen: Lichtbildausweis! Die Identifizierung muss grundsätzlich anhand eines gültigen Originaldokumentes erfolgen.

Ist dies nicht möglich, beispielsweise bei Geschäften über das Internet oder mit dem Ausland, sieht das Geldwäschegesetz alternative Möglichkeiten wie elektronische Identifizierungssysteme vor. Eine Ausweiskopie oder ein Scan per Mail genügt jedoch nicht, um die Identitätsprüfung zu erfüllen!

Folgende Daten müssen Sie erheben:

Sie haben nicht nur die Pflicht, sondern das Recht, vollständige Kopien der Dokumente und Unterlagen anzufertigen oder sie vollständig optisch digital zu erfassen. Kunden oder Vertragspartner müssen bei ihrer Identifizierung mitwirken und die nötigen Informationen und Unterlagen zur Verfügung stellen sowie Änderungen anzeigen.

Liegen Ihnen Tatsachen vor, die den Verdacht begründen, dass Ihr Vertragspartner gegen seine Pflicht aus § 11 Absatz 6 Satz 3 GwG verstößt, den wirtschaftlich Berechtigten zu offenbaren, löst dies die Pflicht zur Abgabe einer Verdachtsmeldung aus.

Verdachtsfälle und Meldepflichten

Die Durchführung der Sorgfaltspflicht der Kundenidentifizierung kann von Ihnen auch auf einen geeigneten Dritten übertragen werden. Die Voraussetzungen für eine solche Auslagerung können den ergänzenden Merkblättern entnommen werden, die Sie bei der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde erhalten. Ebenso finden Sie dort weiterführende Informationen über Identifizierungsmöglichkeiten.

Wirtschaftlich Berechtigter (§ 3 und § 11 Absatz 5 GwG)

Wirtschaftlich Berechtigter ist die natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Vertragspartner steht oder die natürliche Person, auf deren Veranlassung eine Transaktion durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung begründet wird.

Bei juristischen Personen zählt zu den wirtschaftlich Berechtigten grundsätzlich jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält beziehungsweise der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt.

Gerade bei juristischen Personen und Personengesellschaften kommt es häufig zu komplexen gesellschaftsrechtlichen Geflechten. Ist Ihr Vertragspartner eine juristische Person, müssen Sie immer den wirtschaftlich Berechtigten ermitteln und identifizieren. Diesbezüglich hat Ihr Vertragspartner eine Mitwirkungspflicht. Die Pflicht zur Identifizierung schließt ein, die Eigentums- und Kontrollstruktur der juristischen Person in Erfahrung zu bringen. Dies ist zu dokumentieren.

Von wirtschaftlich Berechtigten müssen Sie zumindest den Namen erheben. Das GwG verfolgt einen risikoorientierten Ansatz. Sollten Sie im Einzelfall feststellen, dass ein erhöhtes Risiko besteht, müssen Sie darüber hinaus weitere Identifizierungsmerkmale erheben. Geburtsdatum, Geburtsort und Anschrift dürfen Sie jedoch unabhängig vom festgestellten Risiko erfassen.

Weitere Details zur Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten entnehmen Sie bitte den ausführlichen Merkblättern der Geldwäschebehörden der Länder zur Geldwäscheprävention.

Politisch exponierte Personen ("PEP")

Zum Personenkreis der sogenannten "politisch-exponierten Personen" (PEP) gehören Personen, die ein hochrangiges öffentliches Amt im In- oder Ausland ausüben (§ 1 Absatz 12 GwG) oder in den vergangenen zwölf Monaten ausgeübt haben (§ 15 Absatz 7 GwG). Dies sind insbesondere die Staats- und Regierungschefs, aber auch Bundesminister und Minister der Länder, soweit diese Bundesratsmitglieder sind, außerdem Parlamentsabgeordnete auf Bundesebene. Eine Aufzählung von PEP finden Sie im GwG (§ 1 Absatz 12 GwG).

Das Geldwäschegesetz verlangt, dass Sie immer und unabhängig vom Vorliegen eines erhöhten Risikos mit angemessenen, risikoorientierten Verfahren prüfen und feststellen, ob es sich bei Ihrem Vertragspartner oder dem wirtschaftlich Berechtigten um eine PEP, ein Familienmitglied einer PEP oder um eine bekanntermaßen einer PEP nahestehenden Person handelt. Erst nach Abklärung des PEP-Status können Sie entscheiden, ob ein erhöhtes Risiko vorliegt und Sie in Bezug auf den Kunden und die Geschäftsbeziehung beziehungsweise Transaktion verstärkte Sorgfaltspflichten beachten müssen.

Im Regelfall genügt es, Ihren Vertragspartner beziehungsweise den wirtschaftlich Berechtigten hiernach zu fragen. Die ergänzende Nutzung einer „PEP-Datenbank“ kann aber risikoangemessen sein, wenn Sie regelmäßig mit PEP-Kunden rechnen oder zu tun haben. Gleichzeitig sind die Angaben über den PEP-Status zu dokumentieren.

Vereinfachte Sorgfaltspflichten (§ 14 GwG)

Stellen Sie unter Berücksichtigung der in den Anlagen 1 und 2 zum GwG genannten Risikofaktoren (siehe Risikomanagement) fest, dass in bestimmten Bereichen (zum Beispiel bestimmte Kundengruppen, bestimmte Produkte) nur ein geringes Risiko der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung besteht, dürfen Sie den Umfang der oben genannten beschriebenen Maßnahmen angemessen reduzieren. So können Sie beispielsweise die Überprüfung der Identität auch anhand anderer glaubwürdiger, geeigneter Dokumente, die aus einer unabhängigen Quelle stammen, vornehmen. Sie müssen das geringe Risiko für jeden Fall feststellen, in dem Sie vereinfachte Sorgfaltspflichten anwenden möchten. Der Umfang Ihrer Maßnahmen muss stets ausreichen, dass Sie Verdachtsfälle erkennen und gegebenenfalls melden können.

Verstärkte Sorgfaltspflichten (§ 15 GwG)

Entsprechend dem risikoorientierten Ansatz des Geldwäschegesetzes (GwG) müssen Sie in den folgenden Fällen zusätzlich zu den unter oben genannten beschriebenen allgemeinen Sorgfaltspflichten verstärkte Sorgfaltspflichten erfüllen (§ 15 Absatz 4 bis 6 GwG). Diese lassen sich in fünf Fallgruppen einteilen:

1. Stellen Sie im Rahmen Ihrer Risikoanalyse oder im Einzelfall fest, dass ein höheres Risiko der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung bestehen kann oder
   

2. Ihr Vertragspartner oder der wirtschaftlich Berechtigte ein PEP, ein Familienmitglied oder eine bekanntermaßen einer PEP nahestehenden Person ist:

   • Zustimmung eines Mitgliedes der Führungsebene zur Begründung oder Fortsetzung der Geschäftsbeziehung;
   • Herkunftsbestimmung der Vermögenswerte mit angemessenen Maßnahmen (es genügt risikoorientiert auch die Selbstauskunft des Kunden);
   • Verstärkte, kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung.
      

   Hat die PEP ihr öffentliches Amt aufgegeben, sind die verstärkten Sorgfaltspflichten noch mindestens weitere 12 Monate danach zu beachten (§ 15 Absatz 7 GwG).
    

3. Ihr Vertragspartner oder der wirtschaftlich Berechtigte ist in einem Drittstaat mit hohem Risiko niedergelassen:

   • Untersuchung der Transaktion zur Überwachung und Einschätzung des Geldwäscherisikos und ggf. einer Verdachtsmeldung und
   • verstärkte kontinuierliche Überwachung der einer Transaktion zugrunde liegenden Geschäftsbeziehung.
      

   Dies gilt nicht für Zweigstellen von in der EU niedergelassenen verpflichteten Unternehmen und für Tochterunternehmen, die ihren Standort in einem Drittstaat mit hohem Risiko haben, sich aber uneingeschränkt an die gruppenweiten Strategien und Verfahren halten (§ 15 Absatz 3 Nr. 1b GwG).
   Hinweise zu Drittstaaten finden Sie auf den Internetseiten der Aufsichtsbehörden oder der Financial Action Task Force (FATF).
    

   Financial Action Task Force (FATF)
    

4. Sie sind ein Finanzunternehmen nach § 2 Absatz 1 Nr. 6 GwG oder ein Versicherungsvermittler nach § 2 Absatz 1 Nr. 8 GwG und gehen mit der Geschäftsbeziehung oder Transaktion eine grenzüberschreitende Korrespondenzbeziehung ein und der Sitz des Vertragspartners liegt in einem Drittstaat mit hohem Risiko:

   • Einholung ausreichender Informationen über Ihren Vertragspartner;
   • vor Begründung der Geschäftsbeziehung: Zustimmung eines Mitglieds der Führungsebene und Festlegung der jeweiligen Verantwortlichkeiten der Beteiligten in Bezug auf die Erfüllung der Sorgfaltspflichten.
   • Durchführung von Maßnahmen um sicherzustellen, dass keine Nutzung einer Bank-Mantelgesellschaft oder von Durchlaufkonten seitens Ihres Vertragspartners erfolgt.
      

   Beachten Sie bitte, dass die genannten verstärkten Sorgfaltspflichten auch dann durchzuführen sind, wenn der Sitz des Vertragspartners im Europäischen Wirtschaftsraum ist, aber Ihre Risikoanalyse ein höheres Risiko ergibt.
    

5. Die Transaktion ist besonders komplex oder groß, läuft ungewöhnlich ab oder erfolgt offensichtlich ohne wirtschaftlichen oder rechtmäßigen Zweck:

   • Untersuchung der Transaktion hinsichtlich Geldwäsche- oder Terrorismusfinanzierungsrisiken und hinsichtlich der Pflicht zur Abgabe einer Verdachtsmeldung,
   • verstärkte kontinuierliche Überwachung der dieser Transaktion zugrunde liegenden Geschäftsbeziehung, sofern eine vorhanden ist.
      

   Können Sie die verstärkten Sorgfaltspflichten nicht durchführen, dürfen Sie die Geschäftsbeziehung nicht begründen und/oder die Transaktion nicht durchführen.
    

   Beachten Sie bitte, dass das Bundesfinanzministerium neue Fallgruppen schaffen kann und die zuständige Aufsichtsbehörde die Durchführung verstärkter Sorgfaltspflichten anordnen und Verstöße gegen die Anordnung mit einer Geldbuße ahnden kann.