Der Zeitraum, ab dem die zusätzlichen Vorschriften für eine Langzeitbeschäftigung in Deutschland gelten, kann auf achtzehn Monate verlängert werden. Dafür muss der Arbeitgeber nach § 13b Abs. 2 Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) eine Mitteilung gegenüber den Behörden der Zollverwaltung abgeben. Die Mitteilung muss folgende Anforderungen erfüllen:
- Die Mitteilung muss in deutscher Sprache erfolgen.
- Die Mitteilung muss gemäß § 13b Absatz 2 Satz 1 Arbeitnehmer-Entsendegesetz vor Ablauf einer Beschäftigungsdauer von zwölf Monaten abgegeben werden.
Die Mitteilung muss in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches erfolgen. Das bedeutet:
- Die Mitteilung muss in Schriftzeichen lesbar abgegeben werden.
- Es muss erkennbar sein, wer die Mitteilung ausgestellt hat (Urheber).
- Es muss erkennbar sein, wo der Text beginnt und endet.
- Die Mitteilung kann unterschrieben werden, dies ist aber nicht zwingend, solange der Urheber erkennbar ist.
- Die Mitteilung kann auch in elektronischer Form erfolgen. Das bedeutet, dass die Mitteilung auch als E-Mail abgegeben werden kann.
Die Mitteilung muss zwingend folgende Angaben enthalten, damit sie wirksam ist:
- Familienname, Vornamen und Geburtsdatum der betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer,
- Ort der Beschäftigung im Inland, bei Bauleistungen die Baustelle,
- die Gründe für die Überschreitung der zwölfmonatigen Beschäftigungsdauer im Inland und
- die zum Zeitpunkt der Mitteilung anzunehmende voraussichtliche Beschäftigungsdauer im Inland.
Nach § 1 der Verordnung zur Bestimmung der zuständigen Behörde bei Mitteilungen und Anmeldungen nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz muss die Mitteilung gegenüber der Generalzolldirektion erfolgen. Es wird empfohlen, die Mitteilung an folgende E-Mail-Adresse zu senden:
mitteilung.langzeitentsendung@zoll.de
Sie erhalten danach eine Bestätigung über den Eingang Ihrer Mitteilung. Die Mitteilung und deren Eingangsbestätigung sollten Sie aufbewahren. Im Streitfall müssten Sie beweisen, dass und mit welchem Inhalt Sie die Mitteilung abgegeben haben. Die Generalzolldirektion bewahrt die eingegangene Mitteilung nicht auf.