Sonstige Pflichten

• Führung von Arbeitszeitnachweisen
• Ausnahmen von der Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung
• Form der Arbeitszeitaufzeichnungen
• Vereinfachte Arbeitszeitaufzeichnung bei mobilen Tätigkeiten
• Bereithaltung von Unterlagen

Führung von Arbeitszeitnachweisen

Unter bestimmten Voraussetzungen sind Arbeitgeber mit Sitz im Inland und im Ausland sowie Entleiher, denen ein Verleiher einen Leiharbeitnehmer oder eine Leiharbeitnehmerin zur Arbeitsleistung zur Verfügung stellt, verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre, beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt, aufbewahrt werden. Diese Pflichten bestehen unter folgenden Voraussetzungen:

• Arbeitgeber mit Sitz im Inland und im Ausland,

  • die Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigen, (§ 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG)) oder
  • die dem Anwendungsbereich des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG) unterfallen (§ 19 Abs. 1 AEntG),
• Arbeitgeber mit Sitz im Inland zudem, die Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer geringfügig im Sinne von § 8 Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) beschäftigen (ausgenommen Privathaushalte im Sinne des § 8a SGB IV),

• Entleiher, die von einem Verleiher zur Arbeitsleistung überlassene Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer,

  • in einem der in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftszweige tätig werden lassen (§ 17 Abs. 1 Satz 2 MiLoG),
  • mit Tätigkeiten beschäftigen, die dem Anwendungsbereich des AEntG unterfallen (§ 19 Abs. 1 Satz 2 AEntG in Verbindung mit § 8 Abs. 3 AEntG), oder
  • beschäftigen, wenn auf das Arbeitsverhältnis eine Rechtsverordnung nach § 3a AÜG Anwendung findet.

Soweit aufgrund eines Tarifvertrages, der nach dem AEntG Anwendung findet, stundenbezogene Zuschläge zu gewähren sind, müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, die einen Anspruch auf den Zuschlag begründet, unter Angabe des jeweiligen Zuschlags ebenfalls bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufgezeichnet werden und mindestens zwei Jahre, beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt, aufbewahrt werden.

Nach § 6 Abs. 1 GSA Fleisch sind die Pflichten zum Erstellen von Dokumenten nach § 17 Abs. 1 MiLoG, § 19 Abs. 1 AEntG und § 17c Abs. 1 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) dahingehend abgewandelt, dass Arbeitgeber und Entleiher in der Fleischwirtschaft verpflichtet sind, den Beginn der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer jeweils unmittelbar bei Arbeitsaufnahme sowie Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeweils am Tag der Arbeitsleistung aufzuzeichnen. Die tägliche Arbeitszeit umfasst nach § 6 Abs. 2 GSA Fleisch auch Zeiten, die die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer für Vor- und Nachbereitungshandlungen im Betrieb benötigt, soweit diese fremdnützig sind. Insbesondere sind dies Zeiten, die die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer jeweils einschließlich der hierfür erforderlichen innerbetrieblichen Wegezeiten benötigt für

1. das Auf- und Abrüsten von Arbeitsmitteln einschließlich der Entgegennahme und des Abgebens der Arbeitsmittel (Rüstzeiten),
2. das An- oder Ablegen der Arbeitskleidung einschließlich der Entgegennahme und des Abgebens der Arbeitskleidung (Umkleidezeiten), wenn das Tragen einer bestimmten Arbeitskleidung vom Arbeitgeber angeordnet wird oder gesetzlich vorgeschrieben ist und das Umkleiden im Betrieb erfolgt, und
3. das Waschen vor Beginn oder nach Beendigung der Arbeit (Waschzeiten), wenn das Waschen aus hygienischen oder gesundheitlichen Gründen notwendig ist.

Diese Aufzählung ist nicht abschließend. Eine pauschale Erfassung der Rüst-, Umkleide- oder Waschzeiten, zum Beispiel aufgrund von Erfahrungswerten oder Schätzungen von Sachverständigen, ist nicht zulässig und kann zu einem Bußgeld führen.

Die Vorschriften des § 6 GSA Fleisch gelten nicht für Betriebe des Fleischerhandwerks im Sinne des § 2 Abs. 2 GSA Fleisch.

Ausnahmen von der Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung

Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem MiLoG (Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit) sind entbehrlich für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer,

• die ein verstetigtes Arbeitsentgelt von mehr als 4.319 Euro brutto monatlich beziehen oder
• deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt brutto 2.879 Euro überschreitet und der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten vollen zwölf Monate (Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt bleiben unberücksichtigt) nachweislich gezahlt hat, sind , § 1 Abs. 1 Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV).

Diese Ausnahme gilt nicht für die Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung nach dem AEntG oder dem AÜG und für Kraftfahrerinnen und Kraftfahrern, die Güter- oder Personenbeförderungen durchführen.

Ebenfalls entbehrlich sind Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem MiLoG und dem AEntG für im Betrieb des Arbeitgebers im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers. Ist der Arbeitgeber eine juristische Person oder eine rechtsfähige Personengesellschaft, so kommt es auf das Bestehen einer entsprechenden verwandtschaftlichen Beziehung zu dem vertretungsberechtigten Organ der juristischen Person oder einem Mitglied eines solchen Organs oder eines vertretungsberechtigten Gesellschafters der rechtsfähigen Personengesellschaft an (§ 1 Abs. 2 MiLoDokV). Familienangehörige, bei denen ein Arbeitsverhältnis nicht vorliegt, sondern die lediglich aufgrund ihrer familiären Beziehung im Betrieb mitarbeiten, sind keine Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer und unterfallen damit nicht dem MiLoG oder dem AEntG und den dort geregelten Aufzeichnungspflichten. Unterlagen, die als Nachweis für die oben erläuterten Befreiungsmöglichkeiten dienen, sind im Inland in deutscher Sprache bereit zu halten. Diese Ausnahme gilt nicht für die Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung von Kraftfahrerinnen und Kraftfahrern, die Güter- oder Personenbeförderungen durchführen.

Form der Arbeitszeitaufzeichnungen

Die Arbeitszeitaufzeichnungen sind grundsätzlich nicht an eine bestimmte Form gebunden und können sowohl elektronisch als auch schriftlich geführt werden. Lediglich Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind zu erfassen, nicht jedoch die exakte Lage und Dauer der einzelnen Pausen.

Sofern für die einzelnen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bereits Planungen, z.B. Wochenpläne zu Einsatzzeiten und -orten, bestehen, die Beginn und Ende sowie Pausenzeiten oder die Pausendauer vorsehen, kann die Aufzeichnung der Arbeitszeit auch auf Grundlage dieser Planungen erfolgen. Zu ergänzen sind dann nur entsprechende Abweichungen. In jedem Fall müssen sie die oben genannten Angaben für jede Arbeitnehmerin und jeden Arbeitnehmer enthalten. Zudem muss erkennbar sein, dass eine Prüfung stattgefunden hat und ob es zu Abweichungen gekommen ist. Auch wenn keine Abweichungen aufgetreten sind, ist dies formlos zu dokumentieren.

Die gleiche Verpflichtung hat nach § 17 Abs. 1 Satz 2 MiLoG, § 19 Abs. 1 Satz 2 AEntG und § 17c Abs. 1 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) jeder Entleiher, der von einem Verleiher überlassene Arbeitnehmer tätig werden lässt, unabhängig davon, ob er seinen Sitz im Inland oder im Ausland hat.

Die vorstehenden Ausführungen zu der Form der Arbeitszeitaufzeichnungen gelten nicht für die Fleischwirtschaft. Nach § 6 Abs. 1 GSA Fleisch sind die Pflichten nach § 17 Abs. 1 MiLoG, § 19 Abs. 1 AEntG und § 17c Abs. 1 AÜG dahingehend abgewandelt, dass Arbeitgeber und Entleiher in der Fleischwirtschaft verpflichtet sind, die Arbeitszeit elektronisch und manipulationssicher aufzuzeichnen und diese Aufzeichnung elektronisch aufzubewahren. Die Vorschriften des § 6 GSA Fleisch gelten nicht für Betriebe des Fleischerhandwerks im Sinne des § 2 Abs. 2 GSA Fleisch.

Die vorstehenden Ausführungen zu der Form der Arbeitszeitaufzeichnungen gelten ebenfalls nicht für die Kraftfahrerinnen und Kraftfahrer, die Güter oder Personen im Straßenverkehrssektor befördern. Aufgrund der Sonderregelungen im Verkehrsbereich sind diese insbesondere zur ordnungsgemäßen Verwendung und Führung eines Fahrtenschreibers, einschließlich Fahrerkarte verpflichtet.

Vereinfachte Arbeitszeitaufzeichnung bei mobilen Tätigkeiten

Eine vereinfachte Aufzeichnung der Arbeitszeit in der Form, dass lediglich die Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen ist, ist nach
§ 1 Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) zulässig, wenn

• die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihre Tätigkeit ausschließlich mobil ausüben,
• Arbeitgeber die konkrete tägliche Arbeitszeit (tatsächlichen Beginn und tatsächliches Ende) nicht vorgeben und
• die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sich ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen können.

Die Arbeitsleistung muss somit lediglich in einem bestimmten Zeitkorridor erbracht werden. Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen dabei über ihre Arbeitszeit und arbeitsfreie Zeit (Pausen) frei verfügen können. Nur in diesen Fällen genügt die Aufzeichnung der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit (Dauer), ohne Angaben zu Beginn und Ende.

Dies gilt nicht für die Überlassung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern sowie den Einsatz von Kraftfahrerinnen und Kraftfahrern.

Bereithaltung von Unterlagen

Arbeitgeber mit Sitz im Inland und Arbeitgeber mit Sitz im Ausland müssen die für die Prüfung der Einhaltung der Arbeitsbedingungen nach dem MiLoG, dem AEntG und dem AÜG erforderlichen Unterlagen in Deutschland und in deutscher Sprache gemäß § 17 Abs. 2 MiLoG, § 19 Abs. 2 AEntG bzw. § 17c Abs. 2 AÜG bereithalten. Soweit ausschließlich der allgemeine Mindestlohn nach dem Mindestlohngesetz anzuwenden ist, gilt diese Verpflichtung nur für Arbeitgeber, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Abs. 1 SGB IV (geringfügig Beschäftigte, Minijobber) oder in den in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigen (vgl. auch Hinweis oben).

Erforderliche Unterlagen sind:

• Arbeitsvertrag beziehungsweise die Dokumente, aus denen sich die wesentlichen Inhalte des Beschäftigungsverhältnisses ergeben (Nachweis-Richtlinie, Amtsblatt der EG Nr. L 288/32 vom 18.10.1991),
• Arbeitszeitnachweise, die nach Beschäftigungsorten differenzieren müssen, wenn regional unterschiedliche Mindestlöhne in Betracht kommen,
• Lohnabrechnungen und
• Nachweise über erfolgte Lohnzahlungen.

Die vier vorstehend aufgeführten Arten von Unterlagen sind in Deutschland bereitzuhalten. Werden darüber hinaus ggf. weitere Unterlagen benötigt, sind diese der Prüfbehörde ebenfalls unverzüglich zur Einsicht zur Verfügung zu stellen.

Bei mobilen Tätigkeiten im Sinne von § 2 Abs. 4 Mindestlohnmeldeverordnung (MiLoMeldV) dürfen Arbeitgeber mit Sitz im Ausland Unterlagen auch im Ausland bereithalten, wenn sie schriftlich versichert haben, dass sie diese Unterlagen auf Anforderung der Behörden der Zollverwaltung für die Prüfung in deutscher Sprache in Deutschland bereitgestellt werden. Diesen Unterlagen sind auch Angaben zu den im gemeldeten Zeitraum tatsächlich erbrachten Werk- oder Dienstleistungen sowie den jeweiligen Auftraggebern beizufügen (§ 2 Abs. 3 Satz 3 MiLoMeldV).

Abgewandelte Meldepflichten

Soweit sich Arbeitgeber auf eine Arbeitszeitflexibilisierung berufen wollen, müssen zusätzlich zu den üblichen Prüfunterlagen weitere Unterlagen in Deutschland bereitgehalten werden:

• Schriftliche Vereinbarung über Arbeitszeitflexibilisierung
• Ausgleichskonto (für jeden Arbeitnehmer), gegebenenfalls getrennte Stundenaufzeichnungen neue Bundesländer/alte Bundesländer
• Nachweis über Absicherung des Ausgleichskontos (z.B. Bankbürgschaft, Sperrkonto), soweit nach Tarifvertrag oder Rechtsverordnung erforderlich.

Informationen zur Arbeitszeitflexibilisierung - Mindestlohn nach dem Mindestlohngesetz
Informationen zur Arbeitszeitflexibilisierung - Mindestlohn nach dem AEntG, Lohnuntergrenze nach dem AÜG

Auf Verlangen der Prüfbehörde hat der Arbeitgeber die Unterlagen am Ort der Beschäftigung, bei Bauleistungen auf der Baustelle, vorzulegen.

Kraftfahrerinnen und Kraftfahrer, die Güter oder Personen im Straßenverkehrssektor befördern, müssen die folgenden Unterlagen mit sich führen und im Rahmen einer auf der Straße vorgenommenen Kontrolle den Behörden der Zollverwaltung als Schriftstück oder im elektronischen Format vorlegen:

• eine Kopie der Anmeldung der Entsendung (nur im Entsendefall),
• Nachweise über die Beförderungen und
• alle Aufzeichnungen des Fahrtenschreibers, einschließlich Fahrerkarte.

Kraftverkehrsunternehmen haben sicherzustellen, dass der Kraftfahrerin oder dem Kraftfahrer diese Unterlagen als Schriftstück oder elektronisch zur Verfügung stehen.

Nach Beendigung eines Beschäftigungszeitraums haben Kraftverkehrsunternehmen darüber hinaus insbesondere die folgenden Unterlagen auf Verlangen der Behörden der Zollverwaltung innerhalb von acht Wochen über das Binnenmarkt-Informationssystem zu übermitteln:

• Unterlagen über die Entlohnung der Kraftfahrerin oder des Kraftfahrers einschließlich der Zahlungsbelege
• den Arbeitsvertrag oder gleichwertige Unterlagen
• Unterlagen über die Zeiterfassung, insbesondere die Aufzeichnungen des Fahrtenschreibers.