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Aufbewahrungsfristen für Präferenzdokumente

Im Zusammenhang mit der Ausfertigung bzw. Ausstellung von Lieferantenerklärungen und Präferenznachweisen für den Export bestehen Aufbewahrungspflichten

  • für den Ausfertiger einer Lieferantenerklärung:

    • Kopien der ausgefertigten Lieferantenerklärungen
    • Alle Unterlagen, die die Richtigkeit der Erklärung belegen

  • für den Ausführer:

    • Durchschriften und Kopien der Präferenznachweise
    • Alle dem Nachweis der Ursprungseigenschaft des betreffenden Erzeugnisses zugrundeliegenden Unterlagen

Da ein Ausführer oder Lieferant auch Steuerpflichtiger nach der Abgabenordnung (AO) ist und somit Buchführungspflichten unterliegt, ist auch § 147 AO anwendbar. Für die Aufbewahrung gilt daher:

Sowohl bei den Durchschriften und Kopien von Lieferantenerklärungen und Präferenznachweisen als auch bei den jeweils zugehörigen ursprungsbegründenden Unterlagen (wie z.B. Lieferantenerklärungen oder Präferenzkalkulationen) handelt es sich um Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 UZK. Aus diesem Grunde sind sie abweichend von den Regelungen in den Ursprungsprotokollen bzw. Art. 51 UZK gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 4a i.V.m. Abs. 3 AO zehn Jahre aufzubewahren (Ablauf des laufenden Jahres plus 10 Jahre).
Die Form der Aufbewahrung ergibt sich aus § 147 Abs. 2 AO.

Zu den Aufbewahrungspflichten beim Import finden Sie Informationen auf der Seite:

Wie ist die Aufbewahrung von Unterlagen im IT-Verfahren ATLAS geregelt?

Allerdings ist bei Präferenznachweisen, die zur Erlangung einer Präferenzbehandlung verwendet wurden, zu beachten, dass nach § 147 Abs. 2 AO förmliche Präferenznachweise und handschriftlich unterzeichnete Ursprungserklärungen im Original aufzubewahren sind.

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