Basisinformation Lieferantenerklärungen
Mit einer Lieferantenerklärung machen Sie Angaben im Hinblick auf die Präferenzursprungseigenschaft der Waren, die Sie an Ihren Kunden geliefert haben oder noch liefern werden.
Diese Angaben benötigt Ihr Kunde bei:
- Anträgen auf Ausstellung von Präferenznachweisen durch die Zollstelle (Warenverkehrsbescheinigungen EUR.1, EUR-MED) sowie ggf. sog. Auskunftsblätter INF 4
- der Ausfertigung von Ursprungserklärungen auf der Rechnung oder Erklärungen zum Ursprung
- der Ausfertigung von Folge-Lieferantenerklärungen
Lieferant sind Sie - unabhängig von der Rechnungsstellung - immer dann, wenn Sie die tatsächliche Verfügungsgewalt über die Ware haben.
Lieferantenerklärungen können grundsätzlich nur bei Warenbewegungen innerhalb der Europäischen Union verwendet werden, also von in der Europäischen Union ansässigen Lieferanten an in der Europäischen Union ansässige Empfänger. Lieferantenerklärungen, die von nicht in der Europäischen Union ansässigen Lieferanten ausgefertigt wurden, können in der Europäischen Union nicht anerkannt werden.
Auch für gebrauchte Kraftfahrzeuge ist grundsätzlich eine lückenlose Dokumentation der Lieferkette durch Lieferantenerklärungen notwendig.
Weitere Informationen zu Besonderheiten bei Gebrauchtwaren (auch zu gebrauchten Kraftfahrzeugen)
Grenzüberschreitende Lieferantenerklärungen
Lieferantenerklärungen für Ausfuhrsendungen in Länder, die nicht zur EU gehören (sog. grenzüberschreitende Lieferantenerklärungen), sind nur in bestimmten Fällen möglich.
Weitere Informationen zu grenzüberschreitenden Lieferantenerklärungen
Lieferantenerklärung: Rechte und Pflichten
Eine gesetzliche Verpflichtung zur Ausfertigung einer Lieferantenerklärung besteht nicht, jedoch können Sie als Lieferant (kauf-)vertraglich zur Ausstellung verpflichtet werden.
Die Ausfertigung von Lieferantenerklärungen erfolgt ohne amtliche Mitwirkung. Daher tragen Sie die Verantwortung für die Richtigkeit der abgegebenen Erklärungen gegenüber Ihrem Kunden und den Zollbehörden. Eine zu Unrecht ausgefertigte Lieferantenerklärung kann nicht nur dazu führen, dass ein (verärgerter) Kunde verloren geht, sondern gegebenenfalls auch zivilrechtliche, steuerrechtliche, straf- bzw. bußgeldrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Formvorschriften
Der Wortlaut von Lieferantenerklärungen ist verbindlich vorgegeben. Die Angabe der Rechtsgrundlage "VO (EU) 2015/2447" oder einer dazugehörigen Änderungs-Verordnung ist nicht erforderlich.
Übersicht der Wortlaute von Lieferantenerklärungen
Eine Lieferantenerklärung kann auf einem Formular (erhältlich beispielsweise bei den Industrie- und Handelskammern) oder auf der Rechnung, einem zugehörigen Lieferschein oder einem sonstigen Handelspapier abgegeben werden. Darin müssen die Waren so genau bezeichnet sein, dass der Bezug zur Ware eindeutig erkennbar ist ("Nämlichkeit").
Grundsätzlich müssen Lieferantenerklärungen im Original unterzeichnet werden.
Dies ist nur dann nicht erforderlich, wenn sowohl die Erklärung als auch die Rechnung elektronisch erstellt werden. In diesem Fall
- können sie elektronisch authentisiert werden, wobei die Form der Authentisierung zwischen dem Lieferanten und dem Empfänger der Waren zu vereinbaren ist, oder
- der Lieferant kann sich gegenüber Empfänger der Waren schriftlich verpflichten, die volle Verantwortung für jede Lieferantenerklärung zu übernehmen, die ihn so ausweist, als ob er sie handschriftlich unterzeichnet hätte.
Dabei muss der für die Abgabe der Erklärung Verantwortliche anhand entsprechender Angaben in der Erklärung bestimmbar sein. Diese gesonderte Verpflichtungserklärung ist von der Zollstelle nicht zu prüfen. Die vorherige Verantwortungsübernahme aus zivilrechtlichen Gründen erfolgt ausschließlich im Interesse des Empfängers gegenüber dem Lieferanten.
Lieferantenerklärungen dürfen auch nachträglich abgegeben werden.
Einzel-Lieferantenerklärungen und Langzeit-Lieferantenerklärungen
Einzel-Lieferantenerklärungen (LE) werden jeweils nur für eine einzelne Warenlieferung abgegeben.
Langzeit-Lieferantenerklärungen (LLE) hingegen stellen einmalige Erklärungen dar, die für Lieferungen über einen längeren Zeitraum hinweg Gültigkeit haben.
Informationen zur möglichen Geltungsdauer von Langzeit-Lieferantenerklärungen finden Sie in den Fachthemen.
Langzeit-Lieferantenerklärungen
Eine LLE ist gültig für alle Waren, die innerhalb des angegebenen Zeitraums geliefert werden.
Voraussetzung für die Abgabe einer LLE ist, dass während der gesamten Gültigkeitsdauer die Ursprungseigenschaft der Waren gesichert ist. Der Lieferant hat den Empfänger der Waren umgehend zu unterrichten, wenn die in einer Langzeit-Lieferantenerklärung gemachten Angaben nicht mehr zutreffen.
Ausschlussklauseln in einer LLE sind nicht zulässig. Darunter sind Ergänzungen zum vorgeschriebenen Wortlaut zu verstehen, die die Ursprungsaussage durch Verweis auf spätere Einzeldokumente wie Lieferscheine, Rechnungen unter anderem einschränken (z.B. die Angabe in der LLE: "Ursprungserzeugnisse der Gemeinschaft, sofern nicht in Rechnungen anders angegeben").
Ein Verweis auf eine Warenaufstellung als Anlage zu einer LLE ist jedoch möglich. Die Aufstellung kann auch Waren enthalten, für die diese Erklärung nicht gilt, sofern diese eindeutig gekennzeichnet sind.
Weitere Informationen über Lieferantenerklärungen finden Sie in den Fachthemen.
Lieferantenerklärungen - Basisinformation (Fachthemen)
